Blog
Onze nieuwsbrief al gelezen? Lees hier

Via onze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van allerlei interessante thema’s op het gebied van Persoonlijke -, Team- en Organisatie ontwikkeling!
Je mailadres wordt enkel gebruikt voor het toesturen van onze nieuwsbrief. Wil je je toch afmelden voor de nieuwsbrief? Klik hier?

Inschrijven

* verplicht veld
maandag, 18 juni 2018 12:24

10 vergadertips voor een waardevol werkoverleg in een zelfsturend |zelfstandig|zelforganiserend team?

Geschreven door
Beoordeel dit item
(0 stemmen)

Wij zijn door een organisatie gevraagd voor een periode van 6 maanden als externe teamcoach voor 5 koploperteams in de wijkzorg. Een mooie kans om als externe coaches van binnenuit een organisatie te zien wat er aan ontwikkeling nodig is bij een transitie richting zelfstandige teams. Deze koploperteams zijn zo genoemd omdat zij alvast met een teamcoach een stap gaan zetten in het proces naar zelfstandige teams. Deze periode zit er nu op. Graag delen we jullie onze ervaring mbt vergaderen in wijkteams. Want hoe voorkom je dat tijdens een werkoverleg 1,5 uur vergaderen niet uit mondt in een ‘theekransje’ waar het alleen nog maar over cliënten of werkdruk gaat.   

In teams kan het er rommelig aan toe gaan in een vergadering.  Herken je iets van deze punten?

  • Er komen geen agendapunten van de teamleden.
  • De teamleden die direct en open zijn nemen het eerste het woord waardoor minder extraverte mensen vaak geen ruimte voelen om iets te zeggen.
  • Er wordt niet naar elkaar geluisterd en men gaat vaak de dialoog aan met de buurvrouw/man die naast hem zit.
  • De voorzitter discussieert er op los en de afspraken zijn niet helder aan het einde van een agenda punt.
  • De notulist schrijft zich een ongeluk waardoor de besluiten niet goed terug te vinden in de notulen.
  • De helft van de punten schuift door naar het volgende overleg.
  • Er is een vast communicatiepatroon ontstaan maar niemand heeft het door.
  • Het team is te groot om goed met elkaar te kunnen vergaderen.

Misschien zetten we het nu een beetje te zwart -wit neer, maar er zit vast een punt bij dat je herkent wat anders kan. Wat zijn nu goede vergadertips?

10 tips zodat je met plezier naar een werkoverleg gaat en resultaat bereikt!

Vooraf:

1.Werk met een actie en besluitenlijst ipv met notulen.

Dit werkt makkelijker voor de notulist en besluiten zijn makkelijk terug te vinden in de lijst. Ook handig voor nieuwe medewerkers want die kunnen gelijk de belangrijke afspraken en documenten terugvinden. Deze hoef je niet te bespreken. Teamleden kunnen per mail hun aanvulling geven. Dit scheelt weer tijd.Vergeet niet 1x per half jaar de besluitenlijst te evalueren.

2. Geef vooraf aan of een agendapunt informerend, mening vormend of besluitvormend is en hoeveel tijd er uitgetrokken wordt voor het agendapunt.  

Helaas zien wij dit nog te weinig terug waardoor het doel van het bespreken van een agendapunt niet duidelijk is. Hiermee voorkom je oeverloze discussies.

3. Benoem een voorzitter die in durf te grijpen, durf te onderbreken en niet teveel mee de inhoud in gaat.

Werk met een bel als er door elkaar heen gepraat wordt.  Benoem desnoods iemand anders van het team als tijdsbewaker aan. Rouleer het voorzitterschap zodat iedereen ervaring op kan doen.

 4. Zet zaken als de planning en het rooster niet op de agenda van het werkoverleg maar koppel het los.

Dit kost vaak te veel tijd in het team.

 5. Geef de voorkeur aan een vaste tijd aan de cliënten te wijden.

Kies de belangrijkste uit. Dit is een geliefd agendapunt van teamleden. Ze zijn vaak heel betrokken bij de cliënten waardoor men makkelijk uitweidt over van alles en nog wat.

Tijdens

6. Start met een energizer.

Bijvoorbeeld de vraag; waar ben je trots als je kijkt naar de afgelopen 4 weken. Of benoem een kwaliteit van je buurvrouw/man? Doe een bewegingstussendoortje. Het geeft een andere dynamiek aan het werkoverleg en het kost nog geen 5 minuten. Mensen komen los van waar ze vandaan kwamen en zitten er weer fris bij.

7. Herken en bespreek de communicatiepatronen binnen het team.

Vaak helpt dit door een teamcoach aan te laten schuiven die dit kan bloot leggen en de spiegel kan voorhouden. Hierdoor kan het team met elkaar afspraken maken over hoe er met veelpraters om gegaan wordt en medewerkers die het moeilijk vinden om iets te zeggen tijdens een werkoverleg. Je kunt werken met een talking stick. Degenen die dan de stick krijgt mag iets zeggen. Dat voorkomt door elkaar heen gepraat.     

8. Oefen met feedback geven, vragen en ontvangen.

Een idee uit een team: zet ieder werkoverleg een teamlid in het zonnetje. Vooraf kies je het teamlid zodat iedereen over de feedback na kan denken en geef deze persoon een top en een tip. Natuurlijk wel gebaseerd op de regels van geven en ontvangen van feedback volgens de 4 G’s….

9. Vat verplicht samen.

Spreek van tevoren af: Eerst verplicht samenvatten voordat je iets toevoegt aan de discussie je laat merken dat je de ander gehoord hebt eigenlijk is dit normaal vergadergedrag. Dit voorkomt dat iedereen zijn meningen “ dumpt”. Sowieso kan de notulist dit doen dan is de afspraak voor iedereen helder.

Na:

10. Evalueer structureel de vergadering.

Wat ging goed en wat kon beter en welke afspraak maak je daar met elkaar over?

Als je deze tips opvolgt dan kost het werkoverleg je geen energie meer, maar geeft het je energie en voel je weer de betrokkenheid van je collega’s en de verbinding met elkaar!

Wil je een keer dat we aan sluiten in een werkoverleg om te observeren en tips te ontvangen hoe je nog effectiever vergadert of zoek je leuke werkvormen voor in je vergadering, laat het ons weten via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Lees 2232 keer Laatst aangepast op maandag, 18 juni 2018 12:48

Laat een reactie achter

Zorg ervoor dat u de verplichte (*) velden invult waar dit is aangegeven. HTML code is niet toegestaan.

slotje

Adres

Burgemeester Sweensplein 26, 5121 EM Rijen

telefoonPaula Pontier: 06-11065542

telefoonNatasja van Moorst: 06-38906403

  linkedin     fb   twitter   instagram

 

Webdesign: Visual Thinking