Teams met hoge werkdruk en ziekteverzuim naar meer werkplezier!

Wij zijn door een organisatie gevraagd voor een periode van 6 maanden als externe teamcoach voor 5 koploperteams in de wijkzorg. Een mooie kans om als externe coaches van binnenuit een organisatie te zien wat er aan ontwikkelingen nodig is bij een transitie richting zelfstandige teams. Deze koploperteams zijn zo genoemd omdat zij alvast met een teamcoach een stap gaan zetten in het proces naar zelfstandige teams.  

Hoe start je als nieuwe teamcoach?

Wij vinden het heel belangrijk de teams te leren kennen: om te zien hoe de samenstelling van de teams is, hoe de sfeer binnen het team is en  hoe het zit met het teamontwikkelingsniveau. Om zo de mate van ondersteuning te kunnen bepalen. Gewoon eerst maar voelen en proeven…

De mogelijkheid die je als coach hebt is dan aan te schuiven bij het teamoverleg. Wat je als eerste doet als teamcoach is op afstand  observeren, luisteren, door vragen ( nog niet teveel). En daarnaast ben je al bezig met het ontdekken van communicatie patronen zoals  wie neemt het woord, wie blijft op de achtergrond,  hoe wordt er naar elkaar geluisterd, wat is de rol van de voorzitter en hoe wordt er vergaderd?

Wat heel waardevol is en noodzakelijk gebleken bij een dergelijke transitie is dat de teams per jaar extra uren krijgen voor teamontwikkeling. Dat betekent dat je als teamcoach naast het werkoverleg gericht kunt gaan coachen op de coachvraag van het team. Wij hebben daarvoor 2 uur per 2 maanden per team tot onze beschikking.

Wij zijn bijvoorbeeld bij sommige teams begonnen om met de teamleden de mate van zelfstandigheid met een cijfer vast te stellen aan de hand van een schaaloefening. En met elkaar te bespreken waar is dat cijfer op gebaseerd en wat zou je nog willen bereiken met het team om zo tot coachvragen te komen met elkaar. 

Voorbeelden van coachvragen zijn uit de teams:

• Hoe kunnen we effectiever vergaderen want we komen tijd te kort en het kan meer gestructureerd?
• Feedback geven en ontvangen; hoe doe je dat? Ook als je elkaar niet zoveel ziet omdat je solistisch werkt.
• Hoe verdelen we de teamtaken zodat ze passen bij de competenties van degenen die dat gaat doen?
• Waar mogen we wel over beslissen en waar over niet? Dus hoe spelen we met de kaders die er liggen.
• Hoe maken we een teamplan zodat we bijv. afspraken kunnen maken over functioneringsgesprekken.
• Hoe gaan we in 2018 met de inzichten vanuit capaciteitsmanagement aan de slag? 

Succesfactoren bij de transitie naar zelfstandige teams

• De teams hebben duidelijke kaders nodig. De eerste stap die deze organisatie gezet heeft om teamrollen en teamtaken te beschrijven voor de teams. Wij als teamcoach hebben deze binnen de teams geïntroduceerd en met de teams gekeken wat doe je nu al betreffende die taken, wat is nieuw, wie neemt de teamtaak op zich, wie zou het willen doen en wie gaat het doen. Nog niet gekeken of iemand voldoet aan de competenties die beschreven zijn maar dat heeft zich vaak al wel in de praktijk bewezen.
• Normuren en de extra taken die eerst bij de manager lagen zijn ook beschreven en die worden nog geïntroduceerd. Een hele belangrijke aanvulling op de kaders.
• Wat wij zien is dat de teams zoekende zijn in bij wie moet ik mijn vraag neerleggen nu de manager er niet meer is. Onze rol als teamcoach is procesmatig ingestoken.  De valkuil voor ons als teamcoach is om deze vragen op te gaan lossen. De vragen variëren van wat is onze formatie, bij wie moet ik zijn als ik zorgverlof aan wil vragen indienen tot wie zorgt er voor contact bij ziekteverzuim? Deze organisatie heeft een ondersteuningsteam ingericht waarbij de teams met deze vragen terecht kunnen. Als coach monitor je deze vragen om te zien of de teams verder geholpen worden.
• Het werken met een Team Ontwikkel Plan*  geeft  uitdagende doelen, motivatie en richting voor de teamleden en duidelijkheid aan de organisatie. Deze teams werken nog niet met een TOP dus dat is een mooie stap voor ons als teamcoach om met de teams in 2018 te gaan oppakken.

*TOP wat houden we vast,  wat gaan we verbeteren, hoe gaan we dat doen, wie hebben we daarbij nodig en welke middelen, wanneer en hoe evalueren we met wie?

Het blijft mooi om te zien dat de medewerkers met hun hart voor de zorg nog steeds het meest warm lopen om te zorgen voor de klant. Wij zien ook hardwerkende teams, die echter veel druk ervaren door wijzigingen in routes, openstaande diensten, ziekteverzuim en het tekort aan verzorgenden.  En vaak over hun grenzen gaan omdat hun zorghart zo groot is. 

Een voordeel:  doordat de besluitvorming in de teams ligt en de wijkverpleegkundige een toegevoegde waarde heeft als het gaat om coördineren van zorg, zien wij dat er flexibeler, en klantgerichter gewerkt kan worden.

Een nadeel:  taken zoals bedrijfsvoering, plannen en roosteren, administratie rondom zorg, en allerlei HR zaken (werven van nieuwe collega’s, kort durend ziekte verzuim) die  in het team liggen zorgen voor veel niet productieve uren en toch voelt de werkdruk hoog. Het zijn nieuwe taken die de managers voorheen deden. Dat maakt dat dat sommige teamleden zich onzeker voelen over de taak.

Daarnaast zijn er taken waar weinig mensen warm voor lopen bijvoorbeeld bedrijfsvoering. Hoe krijg je dat georganiseerd als team? Wij merken dat er dan echt een beroep op jou gedaan wordt als teamcoach om te ondersteunen in dit proces zonder in de valkuil te stappen om het voor het team op te gaan lossen en de regie uit handen te nemen.

Verder ontstaat er vaak een natuurlijk leider. Bijna als vanzelfsprekend lijkt het dat die rol bij de wijkverpleegkundige komt te liggen. Als teamcoach bewaak je dit proces.

Wat wij doen is hen vertrouwen geven dat ze het zelf kunnen, dat ze fouten mogen maken en dat ze wel de urgentie voelen van bijvoorbeeld zo’n taak als bedrijfsvoering. 

Wij kijken met plezier uit naar 2018 waar we met deze 5 teams verder mogen bouwen richting zelfstandige teams.

Een TOP prestatie door een TOP team...  

13 en 14 mei was de Samenloop voor Hoop in Baarle Nassau en Baarle kleurde paars. Voor wie dit evenement niet kent: Samenloop voor Hoop is 24 uur wandelen waarbij de teams geld inzamelen voor kankeronderzoek. Daaromheen is een bijzonder programma opgesteld met allerlei activiteiten, muziek en andere initiatieven door onder meer de locale ondernemers waarvan de opbrengst gedoneerd wordt aan dit goede doel. Het hoogtepunt is de ceremonie met 2 minuten stilte  en het ontsteken van de kaarsjes in de kaarsenzakken die de wandelroute in het donker verlichten. 

Ik (Natasja) wilde dit evenement niet voorbij laten gaan aangezien mijn moeder te jong aan deze ziekte is overleden en ik haar nog ieder dag mis; zij liep dan ook het hele weekend met mij mee in gedachten... Iedereen kent wel iemand die kanker heeft of er aan is overleden. Het weekend was een weekend met een gouden randje. We hadden als team ( Nic en de Chicks) het hoogste bedrag per teamlid opgehaald en de sfeer was onderling zo goed. Toen ik nog aan het nagenieten was en me afvroeg: wat maakt dat dit zo als een topprestatie voelt? kwamen in gedachten de succesfactoren van samenwerking voorbij.

Wat zijn dan de 6 succesfactoren van samenwerking?

1. Motor: uitdagende en motiverende doelen waar het team voor warm loopt.

We gingen met elkaar voor het hoogste bedrag. Zonder dat het een target werd, waren we intrinsiek gedreven om veel geld op te halen en hadden we allerlei activiteiten in onze kraam bedacht. Enveloppen trekken met bijna altijd prijs, biologische appelsap verkopen, een grabbelton en spelletjes voor de kids, suikerspinnen draaien, moederdag kadootjes verkopen die we zelf gemaakt hadden. En de ludiekste actie vonden wij: knuffel onze chick voor een euro! 

2. Dynamo: het gevoel dat iedereen in het team invloed en zeggenschap heeft en dat je met elkaar verantwoordelijkheid neemt en in beweging komt.

We hadden een app gemaakt waarin iedereen van te voren kon reageren op ideeën van elkaar, waarin de actielijst met wie wat deed werd gecommuniceerd en het loopschema up to date werd gehouden. Het werkte!  

3. Smeerolie: open communicatie in het team waarbij collega's elkaar eerlijke feedback geven.

Dat hadden we nodig; het organiseren kost toch wel wat energie en tijd!  Een complimentje van de teamcaptain of je teamgenoot als je iets geregeld had, deed goed. En ook eerlijke feedback als een idee te ingewikkeld werd om uit te voeren werd gegeven. Het idee werd niet afgekraakt, er werd op een heldere manier gezegd wat men er van vond.

4. Accu: Vertrouwen in elkaar waarbij respect is voor de verschillen van elkaar en het team elkaars kwaliteiten benut.

Ook dat bleek al snel hoe dat in praktijk werkt. De één was een ster in organiseren, de ander bracht haar creativiteit in. Er waren een paar karttrekkers en dat werd gerespecteerd. Die gelukkig ook van zichzelf wisten dat ze door konden draven in hun enthousiasme. Ook ik ben daar een voorbeeld van. Iemand moet dan even op de rem trappen en zeggen; ” Nu hebben we wel genoeg ideeën... “ Anderen konden minder activiteiten doen en dat was ook ok. Weer anderen hadden connecties die konden sponsoren voor de prijsjes.

5. Versnelling: veranderingsbereidheid zodat jouw teamleden zich flexibel aanpassen.

Een voorbeeld: er vielen een paar lopers uit doordat ze andere verplichtingen hadden. Geen probleem de gaten werden door andere teamleden opgevuld.

6. Gaspedaal: jouw team koppelt daden aan woorden en toont initiatief.

Dat betekende dat je van elkaar op aan kon en dat dat ieder zijn taak had gedaan zodat we met energie en plezier konden starten aan een 24 uurs loop met een team van 18 vrouwen, mannen en kinderen!

Werk jij in een team? Dan kun je vast en zeker paralellen trekken naar de werkvloer als je dit leest. Voor mij was dit een mooie ontdekking hoe teamspirit kan werken. Was er dan niets wat tegen zat? Ik kan het echt nu niet bedenken...

Toch kan het in een team zo maar zijn dat het niet meer zo loopt als een geoliede machine. Vind je het waardevol om eens een APK check met jouw team uit te voeren op basis van deze 6 succesfactoren? Neem dan gerust contact met ons op en wij laten je zien wat de mogelijkheden zijn zodat jouw team weer gesmeerd loopt!