Teams met hoge werkdruk en ziekteverzuim naar meer werkplezier!

Om als team goed te kunnen presteren moet iedereen in vorm zijn. Maar wat we veel zien is dat veel medewerkers van een team in „de overlevingsstand” staat: ze werken te lang, te hard door. In die overlevingsstand komen er stresshormonen vrij waardoor teamleden soms een kort lontje krijgen of niet meer helemaal scherp reageren. En dáár heeft vervolgens het hele team last van. Onlangs hebben wij met een team gewerkt waarin dit heel zichtbaar en voelbaar was en dat voor niemand prettig. 

Op teamniveau zit herstel hem in samen even gas terugnemen – schouderklopjes uitdelen, successen vieren, checken of iedereen nog achter het gezamenlijke doel staat. Dat zorgt voor de aanmaak van gelukshormonen, en dat leidt weer tot goed werk. Deze interventies lijken misschien zo vanzelfsprekend maar hier wordt vaak in de hectiek en de druk die ervaren wordt, geen tijd aan besteed.

Binnen veel teams is er te weinig aandacht voor herstel en voor elkaar. In plaats daarvan schiet iedereen door. En zo kan het zijn dat ze van de overlevingsstand naar een ziekmelding of burn-out gaan. En wat je bij een collega met een aankomende burn-out kunt zien: ze gaan zich isoleren, verliezen hun zelfvertrouwen. Heel vervelend voor de persoon in kwestie, maar óók voor het team. Want zo’n collega heeft een gebrek aan relativeringsvermogen, maakt alles groot, verliest de humor, wordt cynisch. En natúúrlijk heeft dat effect op de anderen. Voor je het weet staat zo’n heel team in overlevingsstand. Ze werken niet meer op de manier waarop ze zouden willen werken, want daar is een helder brein, een volledige focus en een enthousiaste inzet voor nodig.

Om te kunnen presteren heb je iedereen nodig. Als er twee uit vorm zijn tijdens het werk, werk je niet lekker samen. Het is belangrijk met elkaar een cultuur te creëren waarin mensen uit vorm mogen zijn, waarin mensen dat van elkaar herkennen, en elkaar daar vervolgens mee kunnen helpen.” Soms lijkt het zorgen voor de bewoner belangrijker dan het zorgen voor je collega of sterker nog het zorgen voor jezelf, je grenzen bewaken en daarover respectvol communiceren met elkaar.

De meest bepalende persoon in werkplezier is natuurlijk altijd de medewerker zelf. De op één na meest betrokken persoon bij het aansluiten bij werkplezier is de eigen leidinggevende of bij zelfsturende teams de teamleden zelf.

Wat kun je als team doen om gezond samenwerken en werkplezier te behouden?

Wat helpt is om regelmatig een “thermometersessie” te doen. De volgende vragen kunnen daarbij helpen. Per vraag kan je kijken of het team afspraken wil maken om iets te veranderen. Die kun je dan op een “Samen Gezonder Werken aan Werkplezier Actielijst” zetten. Die actielijst is ook belangrijk om te bespreken met de manager of de coach. Want misschien staan er ook onderwerpen op die het team zelf niet op kan lossen, omdat dat buiten hun kaders valt.

• Wat gaat goed in ons team en wat nog niet?
• Waar krijgen we energie van? Waar hebben we last van?
• Is er ruimte voor iedereen om de eigen kwaliteiten in te zetten?
• Heeft iedereen plezier in het werk?
• Hoe zit het met de balans werk-privé, is die voor iedereen goed?
• Is er veiligheid in ons team om te zeggen wat je denkt?
• Mag je in ons team jezelf zijn?
• Welke ruimte is er in het team om in te spelen op individuele situaties van medewerkers, bijvoorbeeld bij een ziek kind of mantelzorgtaken, en wordt dat goed georganiseerd?
• Zijn onze werk- en reistijden voor iedereen gezond geregeld, zijn rooster en routes gezond gepland?
• Is het werk goed georganiseerd zodat we niet de hele dag lopen te rennen?
• Is onze bezetting op orde, hebben we genoeg medewerkers?
• Hebben we genoeg vertrouwde invalkrachten?
• Als je als medewerker even te veel hooi op je vork hebt, is er in ons team dan de mogelijkheid om vrije dagen op te nemen of tijdelijk wat minder te werken, om te voorkomen dat je ziek wordt?
• Is er bij onze cliënten sprake van nare, moeilijke of gevaarlijke situaties, en praten we daarover met elkaar?
• Regelen we “nazorg” als iemand een vervelend incident heeft meegemaakt?
• Is er tijd en ruimte om met elkaar te overleggen en ervaringen uit te wisselen bij ingewikkelde situaties in het werk?
• Mag je fouten maken bij ons, en hoe leren we daar dan van?
• Voelen wij ons allemaal verantwoordelijk voor het werk en het team?
• Doen wij ons werk ergonomisch verantwoord? Tillen we goed, laten we cliënten die dat kunnen zelf goed meewerken bij de verzorging?
• Hebben we apparatuur als hoog-laagbedden en tilliften waar dat nodig is, en weten we goed hoe we die gebruiken moeten?
• Besteden we als team of binnen de organisatie genoeg aandacht aan hoe je fit en gezond kunt blijven door sport, bewegen en gezonde voeding, in ons beroep waarin je veel loopt, staat, tilt, draagt, bukt?

 Veel succes en werkplezier toegewenst!

Ben je benieuwd wat je nog meer kunt doen? Kijk dan eens bij ons aanbod. Daar zitten waardevolle workshops bij die bijdragen aan het vergroten van het werkplezier in jouw team! Zit er niets bij? Bel ons dan even want wij maken ook workshops en trainingen voor jullie op maat.  

Wij zijn door een organisatie gevraagd voor een periode van 6 maanden als externe teamcoach voor 5 koploperteams in de wijkzorg. Een mooie kans om als externe coaches van binnenuit een organisatie te zien wat er aan ontwikkeling nodig is bij een transitie richting zelfstandige teams. Deze koploperteams zijn zo genoemd omdat zij alvast met een teamcoach een stap gaan zetten in het proces naar zelfstandige teams. Deze periode zit er nu op. Graag delen we jullie onze ervaring mbt vergaderen in wijkteams. Want hoe voorkom je dat tijdens een werkoverleg 1,5 uur vergaderen niet uit mondt in een ‘theekransje’ waar het alleen nog maar over cliënten of werkdruk gaat.   

In teams kan het er rommelig aan toe gaan in een vergadering.  Herken je iets van deze punten?

• Er komen geen agendapunten van de teamleden.
• De teamleden die direct en open zijn nemen het eerste het woord waardoor minder extraverte mensen vaak geen ruimte voelen om iets te zeggen.
• Er wordt niet naar elkaar geluisterd en men gaat vaak de dialoog aan met de buurvrouw/man die naast hem zit.
• De voorzitter discussieert er op los en de afspraken zijn niet helder aan het einde van een agenda punt.
• De notulist schrijft zich een ongeluk waardoor de besluiten niet goed terug te vinden in de notulen.
• De helft van de punten schuift door naar het volgende overleg.
• Er is een vast communicatiepatroon ontstaan maar niemand heeft het door.
• Het team is te groot om goed met elkaar te kunnen vergaderen.

Misschien zetten we het nu een beetje te zwart -wit neer, maar er zit vast een punt bij dat je herkent wat anders kan. Wat zijn nu goede vergadertips?

10 tips zodat je met plezier naar een werkoverleg gaat en resultaat bereikt!

Vooraf:

1.Werk met een actie en besluitenlijst ipv met notulen.

Dit werkt makkelijker voor de notulist en besluiten zijn makkelijk terug te vinden in de lijst. Ook handig voor nieuwe medewerkers want die kunnen gelijk de belangrijke afspraken en documenten terugvinden. Deze hoef je niet te bespreken. Teamleden kunnen per mail hun aanvulling geven. Dit scheelt weer tijd.Vergeet niet 1x per half jaar de besluitenlijst te evalueren.

2. Geef vooraf aan of een agendapunt informerend, mening vormend of besluitvormend is en hoeveel tijd er uitgetrokken wordt voor het agendapunt.  

Helaas zien wij dit nog te weinig terug waardoor het doel van het bespreken van een agendapunt niet duidelijk is. Hiermee voorkom je oeverloze discussies.

3. Benoem een voorzitter die in durf te grijpen, durf te onderbreken en niet teveel mee de inhoud in gaat.

Werk met een bel als er door elkaar heen gepraat wordt.  Benoem desnoods iemand anders van het team als tijdsbewaker aan. Rouleer het voorzitterschap zodat iedereen ervaring op kan doen.

 4. Zet zaken als de planning en het rooster niet op de agenda van het werkoverleg maar koppel het los.

Dit kost vaak te veel tijd in het team.

 5. Geef de voorkeur aan een vaste tijd aan de cliënten te wijden.

Kies de belangrijkste uit. Dit is een geliefd agendapunt van teamleden. Ze zijn vaak heel betrokken bij de cliënten waardoor men makkelijk uitweidt over van alles en nog wat.

Tijdens

6. Start met een energizer.

Bijvoorbeeld de vraag; waar ben je trots als je kijkt naar de afgelopen 4 weken. Of benoem een kwaliteit van je buurvrouw/man? Doe een bewegingstussendoortje. Het geeft een andere dynamiek aan het werkoverleg en het kost nog geen 5 minuten. Mensen komen los van waar ze vandaan kwamen en zitten er weer fris bij.

7. Herken en bespreek de communicatiepatronen binnen het team.

Vaak helpt dit door een teamcoach aan te laten schuiven die dit kan bloot leggen en de spiegel kan voorhouden. Hierdoor kan het team met elkaar afspraken maken over hoe er met veelpraters om gegaan wordt en medewerkers die het moeilijk vinden om iets te zeggen tijdens een werkoverleg. Je kunt werken met een talking stick. Degenen die dan de stick krijgt mag iets zeggen. Dat voorkomt door elkaar heen gepraat.     

8. Oefen met feedback geven, vragen en ontvangen.

Een idee uit een team: zet ieder werkoverleg een teamlid in het zonnetje. Vooraf kies je het teamlid zodat iedereen over de feedback na kan denken en geef deze persoon een top en een tip. Natuurlijk wel gebaseerd op de regels van geven en ontvangen van feedback volgens de 4 G’s….

9. Vat verplicht samen.

Spreek van tevoren af: Eerst verplicht samenvatten voordat je iets toevoegt aan de discussie je laat merken dat je de ander gehoord hebt eigenlijk is dit normaal vergadergedrag. Dit voorkomt dat iedereen zijn meningen “ dumpt”. Sowieso kan de notulist dit doen dan is de afspraak voor iedereen helder.

Na:

10. Evalueer structureel de vergadering.

Wat ging goed en wat kon beter en welke afspraak maak je daar met elkaar over?

Als je deze tips opvolgt dan kost het werkoverleg je geen energie meer, maar geeft het je energie en voel je weer de betrokkenheid van je collega’s en de verbinding met elkaar!

Wil je een keer dat we aan sluiten in een werkoverleg om te observeren en tips te ontvangen hoe je nog effectiever vergadert of zoek je leuke werkvormen voor in je vergadering, laat het ons weten via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.